DAM · Digitale Akquise Medizin

Setter-Handbuch

Probetag: Donnerstag, 1. Oktober, ca. 9 bis 12 Uhr

Dein Ziel

Ein fester Termin zwischen dem Arzt oder der Ärztin (Praxisinhaber) und Radim: 30 Minuten per Google Meet.

  1. Termin mit dem Arzt persönlich. Das ist der Erfolg des Tages.
  2. Kommst du nicht durch: Sammle alles, was den nächsten Anruf leichter macht. Den Namen der Empfangskraft, wann der Arzt gut erreichbar ist, seine Durchwahl oder direkte E-Mail.
  3. Nur als Notlösung: ein Gespräch mit der Praxismanagerin, wenn sie wirklich über neue Patienten mitentscheidet. Das Ziel bleibt auch dann der Termin mit dem Arzt.

Du verkaufst nichts und du erklärst nichts. Verkauft wird nur eins: der Termin.

Dein Probetag

VorherIn Close einloggen, Headset testen und einen Testanruf auf dein eigenes Handy machen. Dieses Handbuch einmal komplett lesen, vor allem die Skripte und die goldenen Regeln.
9 bis 12 UhrTelefonieren. Vormittags erreichst du Praxen am besten, über Mittag ist oft zu.
DanachGemeinsame Auswertung mit Radim: Was hat funktioniert, wo wurdest du abgeblockt, welcher Satz kam gut an, und welches Skript hatte die besseren Zahlen?
Richtwert: rund 40 Wählversuche. Heute geht es nicht um die perfekte Quote. Es geht darum, dass du beide Skripte ausprobierst und herausfindest, wie du am besten durchkommst. Zähl dafür mit der Strichliste im Tab „Skripte“ mit.

Close in 6 Schritten

  1. Einloggen Deine Zugangsdaten bekommst du von Radim. Einloggen auf app.close.com. Fürs Handy gibt es die Close-App (iOS und Android), dort kannst du auch telefonieren.
  2. Deine Liste öffnen Links in der Seitenleiste unter Smart Views findest du „📞 PROBETAG“. Das sind die Praxen, die Radim für dich freigegeben hat. Du siehst in Close zwar alle Leads, rufst aber nur diese Liste an. Tipp: Liste anpinnen, dann ist sie immer oben. Wer angerufen wurde, verschwindet für heute automatisch aus der Liste.
  3. Anrufen Oben in der Liste auf „Start Calling“ klicken: Close wählt die Praxen dann nacheinander (Power Dialer). Oder einen Lead öffnen und auf die Telefonnummer klicken. Am besten geht es am Laptop mit Headset, dann hast du die Hände frei für Notizen. Die Handy-App funktioniert auch.
  4. 10 Sekunden vorbereiten Bevor es klingelt: Name des Arztes, Fachrichtung, Stadt. Im Lead stehen außerdem:
    • Praxis-Kurzprofil (DE) und Doctor Context: was wir über die Praxis und den Arzt wissen.
    • Video Status: Completed = Video ganz angeschaut, Started = angefangen, leer = nur die E-Mail geöffnet.
    • Verfügbarkeit: Sprechzeiten, falls bekannt.
    Schwieriger oder langer Name? Dann einfach „Herr Doktor“ oder „Frau Doktor“.
  5. Notiz nach jedem Anruf Eine Zeile reicht, immer im gleichen Muster: ERGEBNIS · Skript A oder B · mit wem · nächster Schritt.
    Beispiel: RÜCKRUF · A · Empfang Frau Keller · Dr. Weber ist Do ab 14 Uhr da
    TERMINRÜCKRUFWEITERGELEITETKEIN INTERESSENICHT ERREICHTFALSCHE NUMMER
    Bei einem Rückruf zusätzlich eine Aufgabe (Task) mit Datum und Uhrzeit anlegen. Den Status des Leads änderst du nicht, das macht Radim.
  6. Termin sofort buchen Sagt der Arzt Ja: zwei konkrete Zeiten anbieten und noch während des Gesprächs im Kalender buchen. Name des Arztes und die E-Mail-Adresse eintragen, die er dir nennt (sonst die aus dem Close-Lead). Die Einladung mit Google-Meet-Link geht automatisch raus.
    Kalender: Erstgespräch mit Radim (30 Min)
    Danach in Close notieren: TERMIN · Datum, Uhrzeit · entscheidet allein / mit Partner

Gut zu wissen

Das ist Hintergrund für dich. Am Telefon erklärst du das nicht. Wenn jemand Details will, ist genau das der Grund für das Gespräch mit Radim.

DAM · Digitale Akquise Medizin

Wir sorgen dafür, dass Arztpraxen, Zahnärzte und Privatkliniken in Deutschland und Österreich planbar neue Patienten bekommen. Vor allem Privatpatienten und Selbstzahler, und zwar für die Leistungen, die die Praxis wirklich anbieten möchte.

Der Gründer

Radim Hart. Sein Vater ist selbst Orthopäde mit eigener Privatpraxis. Dort hat Radim das System zuerst aufgebaut. Daher kommt die „Video-Analyse aus der Praxis meines Vaters“, die die Ärzte auf deiner Liste von ihm per E-Mail bekommen haben. Diese Geschichte ist unser stärkster Türöffner: Sie schafft Augenhöhe und macht klar, dass wir nicht „noch eine Agentur“ sind.

Was wir machen

Wir gewinnen Patienten über mehrere Wege, je nachdem, was zur Praxis passt: Google, Meta (Facebook und Instagram), das Google-Profil und weitere Kanäle. Unpassende Anfragen werden vorher aussortiert, damit der Empfang nicht mit Diskussionen beschäftigt ist. Wie das bei einer bestimmten Praxis aussieht, ist jedes Mal anders und wird im Gespräch mit Radim geklärt.

Für dich reicht ein Satz: Wir sorgen dafür, dass planbar die richtigen Patienten kommen.

Fragt ein Arzt, wie genau: „Das ist bei jeder Praxis anders. Genau das schaut sich Herr Hart mit Ihnen an.“

Für wen

Orthopäden, Zahnärzte, HNO-Ärzte, Kardiologen, Urologen, plastische Chirurgen und Wahlärzte in Österreich. Meist Praxen mit Privat- oder Selbstzahleranteil, die mehr davon wollen.

Warum ein Arzt zuhört

Wen du anrufst

Praxen, die von Radim eine persönliche E-Mail mit Video bekommen, aber noch nicht geantwortet haben. Sie kennen den Namen Hart also vielleicht schon. Die Listen sind nach „Wärme“ sortiert:

HOTVideo komplett angeschaut.
WARMVideo angefangen.
ENGAGEDE-Mail geöffnet oder geklickt, Video nicht gestartet.
Deine ListeFür den Probetag hat Radim daraus eine Auswahl für dich freigegeben.

Was nach dem Termin passiert

Radim führt das Erstgespräch (30 Minuten): Situation der Praxis, Ziele, ob es passt. Nicht jede Praxis wird Kunde, und das ist in Ordnung. Ein Termin mit dem richtigen Arzt, der auch stattfindet, ist dein Erfolg.

Was du nie tust

Startpunkte, keine Texte zum Ablesen. Sag es in deinen Worten. Probier beide Skripte aus, zum Beispiel die ersten 20 Anrufe mit Skript A und die nächsten 20 mit Skript B. Entscheide danach nicht nach Gefühl, sondern nach der Strichliste. Aus deinen Erfahrungen bauen wir danach dein Skript.

Die goldenen Regeln

  1. Nie einen Preis nennen, auch nicht ungefähr. Wer pitcht, verliert den Termin.
  2. Pausen aushalten. Nach jeder Frage 3 bis 5 Sekunden schweigen. Wer die Stille füllt, schwächt sich.
  3. Immer zwei konkrete Termine anbieten, nie „Wann hätten Sie Zeit?“
  4. Die Vater-Geschichte nie weglassen. Radims Vater ist selbst Orthopäde mit Privatpraxis. Das schafft Augenhöhe.
  5. Sie-Form, ruhig und sachlich. Kurze Sätze. Wer fragt, führt.
  6. 2 bis 4 Minuten pro Gespräch. Keine Details zu Kanälen, Werbung oder Garantien.

Vor jedem Anruf: „Ich rufe nicht an, um etwas zu verkaufen. Ich finde heraus, ob diese Praxis überhaupt zu uns passt.“

Strichliste

Nach jedem Anruf antippen. Die Zahlen bleiben nur auf diesem Gerät gespeichert. Am Ende des Tages zeigst du sie Radim.

GewähltErreichtArzt dranTermin
Skript A
Skript B
Empfohlen. Funktioniert für jede Praxis, auch ohne Bezug auf die E-Mail.

Die Idee: Du fängst nicht mit „Ist der Doktor da?“ an, sondern mit einer echten Frage an die Empfangskraft. Du bittest sie um Hilfe und machst sie zur Verbündeten, bevor du nach dem Arzt fragst.

Schritt 1 · Empfang
„Guten Tag, [dein Name] von DAM, Digitale Akquise Medizin. Ich hätte eine ganz kurze Frage, vielleicht können Sie mir weiterhelfen: Nehmen Sie aktuell noch neue Privatpatienten auf, oder sind Sie gerade komplett voll?“ Pause
„Ja, nehmen wir“
„Danke, das hilft mir schon. Kurz zum Hintergrund: Unser Gründer Radim Hart kommt aus einer Arztfamilie, sein Vater ist selbst Orthopäde mit eigener Privatpraxis. Dort haben wir aufgebaut, dass regelmäßig neue Privatpatienten kommen, vorsortiert, damit am Empfang nicht jede Anfrage eine Diskussion wird. Ob das für Ihre Praxis passt, kann natürlich nur Herr Doktor entscheiden. Wann erwische ich ihn am besten für zwei Minuten?“ Pause
„Und gibt es eine Durchwahl, unter der ich ihn direkt erreiche?“
„Wir sind voll“ / „Aufnahmestopp“
„Schön zu hören. Darf ich noch fragen: voll mit Privatpatienten und Selbstzahlern, oder vor allem mit Kassenpatienten?“ Pause

Vor allem Kasse: „Genau darum geht es bei uns: nicht mehr Patienten, sondern mehr von den richtigen. Das würde ich Herrn Doktor gern in zwei Minuten erzählen. Wann ist er am besten erreichbar?“

Immer: Beziehung aufbauen
„Mit wem spreche ich eigentlich? … Frau [Name], danke Ihnen. Darf ich mich direkt bei Ihnen melden, wenn ich wieder anrufe?“

Namen in Close notieren. Beim nächsten Anruf: „Hallo Frau [Name], [dein Name] hier, wir hatten am Dienstag kurz gesprochen …“

Schritt 2 · Der Arzt ist dran
„Herr Doktor, [dein Name] von DAM. Ich mache es kurz, geben Sie mir 30 Sekunden?“ Pause
„Unser Gründer Radim Hart ist Sohn eines Orthopäden mit eigener Privatpraxis. Dort haben wir ein System aufgebaut, durch das planbar neue Privatpatienten und Selbstzahler kommen und unpassende Anfragen vorher aussortiert werden. Ich will Ihnen am Telefon nichts verkaufen, nur eine Frage: Auf einer Skala von 1 bis 10, wie zufrieden sind Sie gerade mit der Zahl Ihrer Privatpatienten?“ Pause
„Und was müsste passieren, damit es eine 10 wird?“ Pause

Zuhören, nicht unterbrechen, nicht erklären. Die Antwort notieren, sie ist Gold für Radims Gespräch.

Zeigt Close „Video Status: Completed“? Dann darfst du ergänzen: „Herr Hart hat Ihnen dazu vor Kurzem ein kurzes Video geschickt, vielleicht erinnern Sie sich.“

Schritt 3 · Der Termin
Alles unter 9
„Genau dafür rufe ich an. Am Telefon wäre das zu allgemein, dafür ist jede Praxis zu unterschiedlich. Mein Vorschlag: Herr Hart schaut sich in 30 Minuten per Video Ihre Situation an, und Sie entscheiden danach selbst, ob das für Sie Sinn macht. Passt Ihnen eher [Tag, Uhrzeit] oder [Tag, Uhrzeit]?“ Pause
„An welche E-Mail-Adresse schicke ich die Einladung, damit sie direkt bei Ihnen ankommt?“
„Eine letzte Sache: Entscheiden Sie so etwas allein, oder sollte noch jemand dabei sein, zum Beispiel ein Praxispartner?“

Sofort im Kalender buchen, in Close „TERMIN“ notieren, verabschieden: „Dann bis [Termin], einen schönen Tag noch.“

9 oder 10
„Das freut mich, das höre ich selten. Letzte Frage, bevor ich auflege: Sind das auch die Patienten, die Sie wirklich weiterbringen, also Privatpatienten und Selbstzahler für Ihre Wunschleistungen, oder sind Sie eher mit Kassenpatienten voll?“ Pause

Vor allem Kasse: „Genau darum geht es: nicht mehr Patienten, sondern mehr von den richtigen.“ Dann zurück zum Termin.

Wirklich genug Privatpatienten: „Darf ich nur fragen, woher die meisten bei Ihnen kommen?“ Notieren, bedanken, verabschieden. Auch das ist ein wertvolles Ergebnis.

Alternative zum Testen. Nur für Praxen aus deiner Close-Liste, denn die haben die E-Mail wirklich bekommen.

Die Idee: Du bist die Person, die für Radim die Termine abstimmt, und beziehst dich auf das Video, das der Arzt bekommen hat. Du koordinierst einen Termin zwischen zwei Menschen. Das klingt für den Empfang vertraut und nicht nach Werbeanruf.

Schritt 1 · Empfang
„Guten Tag, hier ist [dein Name], ich rufe aus dem Büro von Radim Hart an. Ist Herr Dr. [Name] heute im Haus?“ Pause
„Worum geht es?“
„Herr Hart hat Herrn Doktor vor ein paar Tagen eine kurze Video-Analyse per E-Mail geschickt, aus der Privatpraxis seines Vaters, der selbst Orthopäde ist. Da die Ergebnisse für Herrn Doktor relevant sind, möchte Herr Hart eventuelle Rückfragen kurz persönlich klären, und ich stimme dafür nur den Termin ab. Ist er gerade kurz greifbar?“ Pause
„Er ist im Patientengespräch / nicht da“
„Verstehe ich natürlich. Wann hätte er realistisch kurz Luft, eher heute Nachmittag oder morgen Vormittag? Und gibt es eine Durchwahl, unter der ich ihn direkt erreiche?“

Uhrzeit und Namen der Empfangskraft notieren, Task in Close anlegen.

Schritt 2 · Der Arzt ist dran
„Herr Doktor, schön, dass es klappt. [Dein Name], ich stimme die Termine für Radim Hart ab. Er hat Ihnen die Video-Analyse aus der Praxis seines Vaters geschickt. Hand aufs Herz: Haben Sie schon reingeschaut, oder ist es im Praxisalltag untergegangen?“ Pause
Nicht angeschaut
„Dachte ich mir, genau deshalb rufe ich an. Die Kurzfassung: In der Praxis seines Vaters sorgt ein System dafür, dass regelmäßig neue Privatpatienten und Selbstzahler kommen und unpassende Anfragen gar nicht erst durchgelassen werden. Darf ich Ihnen eine ehrliche Frage stellen?“ Pause
„Sind Sie mit Anzahl und Qualität Ihrer Privatpatienten gerade zu hundert Prozent zufrieden, oder ist da noch Luft nach oben?“ Pause
Angeschaut
„Perfekt, dann wissen Sie ja, worum es geht. Sagen Sie mir ganz direkt: War das für Sie interessant, oder soll ich das Thema bei Ihnen für dieses Quartal abhaken?“ Pause

Hat er nicht geantwortet, obwohl er es interessant fand? Kurz fragen, warum, und notieren.

Schritt 3 · Der Termin
„Luft nach oben“ / „interessant“
„Dann lassen Sie uns das nicht am Telefon zerreden. Herr Hart zeigt Ihnen in 30 Minuten am Bildschirm, wie das bei seinem Vater funktioniert, und Sie entscheiden danach selbst, ob es für Ihre Praxis Sinn macht. Passt Ihnen eher [Tag, Uhrzeit] oder [Tag, Uhrzeit]?“ Pause
„An welche E-Mail-Adresse schicke ich die Einladung? Und entscheiden Sie so etwas allein, oder sollte noch jemand dabei sein?“

Sofort im Kalender buchen und in Close „TERMIN“ notieren.

„Wir haben genug Patienten“ / „kein Interesse“

Wie in Skript A: „Sind das auch die Patienten, die Sie wirklich weiterbringen …?“ Siehe auch Einwände.

Für beide Skripte. Antippen zum Aufklappen. Deine Rückrufnummer ist die Nummer, von der du in Close anrufst. Nach jeder Antwort: Pause, dann zurück zum Termin.

Am Empfang
„Er hat keine Zeit“ / „Er ist im Patientengespräch“
„Das verstehe ich natürlich. Wann hätte er realistisch kurz Luft, eher später heute oder morgen Vormittag? Und gibt es eine Durchwahl?“

Uhrzeit notieren, Task anlegen, genau dann wieder anrufen.

„Worum geht es genau?“

Skript A:

„Um neue Privatpatienten für die Praxis. Unser Gründer kommt selbst aus einer Arztfamilie, sein Vater hat eine Privatpraxis, und dort haben wir das zuerst aufgebaut. Ob das passt, kann nur Herr Doktor entscheiden, deshalb würde ich ihn gern zwei Minuten sprechen.“

Skript B:

„Ganz kurz: Es geht darum, wie Herr Hart die Privatpraxis seines Vaters so aufgestellt hat, dass regelmäßig neue Privatpatienten kommen, ohne dass sich sein Vater selbst darum kümmern muss. Da die Ergebnisse für Herrn Doktor relevant sind, möchte er kurz Rückfragen klären. Wann wäre er greifbar?“
„Ich leite es weiter, er meldet sich dann“
„Vielen Dank fürs Weiterleiten. Ganz offen unter uns: Solche Nachrichten gehen im Praxisalltag fast immer unter, und der Arzt meldet sich am Ende selten von selbst. Damit ich Sie nicht nächste Woche wieder mit Anrufen störe: Soll ich das Thema bei mir einfach abschließen, oder macht es Sinn, dass wir beide am [Wochentag] noch einmal kurz telefonieren, nachdem Sie ihn gefragt haben?“
„Kein Interesse“ (vom Empfang)
„Verstehe. Nur damit ich es richtig notiere und nicht noch einmal störe: Haben Sie gerade Aufnahmestopp, weil Sie so voll sind, oder suchen Sie grundsätzlich noch Privatpatienten?“
„Wir haben genug Privatpatienten“ (vom Empfang)
„Super, Glückwunsch! Letzte Frage an Sie persönlich am Empfang: Sind das Patienten, die unkompliziert sind und direkt zahlen, oder haben Sie mit denen viel Stress und Diskussionen?“

„Naja, Stress gibt es immer …“

„Genau darum geht es: wie man den Stress am Empfang reduziert, indem unpassende Anfragen vorher gefiltert werden. Wollen Sie Herrn Doktor nicht doch kurz einen Zettel hinlegen? Am Ende hilft es auch Ihnen. Meine Nummer ist [deine Nummer].“
Praxismanagerin (nur als Notlösung)
„Gibt es eine Praxismanagerin, die für Strategie und neue Patienten zuständig ist, mit der ich vorab kurz sprechen kann?“

Auch mit ihr ist das Ziel der Termin mit dem Arzt: „Wäre es sinnvoll, dass Sie und Herr Doktor sich das gemeinsam 30 Minuten anschauen?“

Beim Arzt
„Keine Zeit“ / „Kein Interesse“ (gleich am Anfang)
„Verstehe, das höre ich oft, deshalb mache ich es kurz. Geben Sie mir 30 Sekunden, und wenn Sie danach sagen ‚nicht relevant für mich', lege ich sofort auf. Einverstanden?“
„Ich rufe Sie zurück“
„Gern. Damit das im Praxisalltag nicht untergeht, lassen Sie uns direkt ein festes Zeitfenster mit Herrn Hart finden: [Tag, Uhrzeit] oder [Tag, Uhrzeit]? Dann schicke ich Ihnen die Einladung.“
„Wir haben schon eine Agentur“ / „Wir machen schon Marketing“
„Verstehe. Darf ich ehrlich fragen: Bringt Ihnen die jeden Monat messbar mehr Privatpatienten, oder eher viele Klicks und Anrufe, bei denen der Empfang aussortieren muss?“ Pause
„Genau das ist der Unterschied. Uns geht es nicht um Klicks, sondern um Anfragen von den Patienten, die Sie sich wünschen. Das zeigt Ihnen Herr Hart in 30 Minuten. [Tag] oder [Tag]?“
„Schicken Sie mir Unterlagen“ / „Schreiben Sie eine E-Mail“
„Herr Hart schickt Ihnen nach dem Gespräch gern eine Zusammenfassung. Vorher wäre es ein allgemeines PDF, das nicht auf Ihre Praxis passt, ehrlich gesagt verschenkte Zeit. In 30 Minuten schaut er sich Ihre konkrete Situation an. [Tag] oder [Tag]?“

Besteht jemand darauf: „An welche Adresse, die Herr Doktor selbst liest? Und wann erreiche ich ihn danach kurz?“ Adresse notieren, die E-Mail schickt Radim.

„Was kostet das?“
„Verständliche Frage. Aber ohne zu wissen, wie viele Patienten Sie zusätzlich aufnehmen können und welche Leistungen Sie ausbauen wollen, wäre jede Zahl unseriös. Genau das klärt Herr Hart in den 30 Minuten. Wenn es passt, spricht er mit Ihnen über die Investition, wenn nicht, hat keiner Zeit verloren. Macht das Sinn?“
„Haben Sie Referenzen?“ / „Mit welchen Ärzten arbeiten Sie?“
„Gute Frage. Namen und Zahlen anderer Praxen geben wir aus Respekt vor unseren Kunden nicht am Telefon weiter, genauso wie wir es mit Ihren halten würden. Herr Hart zeigt Ihnen im Gespräch aber gern echte Ergebnisse, zum Beispiel aus der Praxis seines Vaters. [Tag] oder [Tag]?“
„Sind Sie eine Werbeagentur?“ / „Wollen Sie etwas verkaufen?“
„Wir sind auf neue Patienten für Arztpraxen spezialisiert, ja. Heute verkaufe ich nichts. Ich frage nur, ob ein kurzes Gespräch mit Herrn Hart Sinn macht, und das entscheiden Sie danach selbst.“
„Als Ärzte dürfen wir gar nicht werben“
„Das ist ein wichtiger Punkt. Wir arbeiten ausschließlich mit Arztpraxen und halten uns an Heilmittelwerbegesetz und Berufsordnung. Genau das bespricht Herr Hart gern mit Ihnen, was erlaubt ist und was nicht.“
„Woher haben Sie unsere Nummer?“
„Von Ihrer Website.“

Kurz und ehrlich, dann zurück zu deiner Frage.

Ohne Mensch am Telefon
Telefonassistent / automatische Ansage
„Es geht um eine Terminabstimmung mit Herrn Doktor im Auftrag von Herrn Hart, zum Thema neue Privatpatienten. Bitte um Rückruf unter [deine Nummer].“
Anrufbeantworter
„Guten Tag, hier ist [dein Name] von DAM, im Auftrag von Radim Hart. Es geht um das kurze Video aus der Praxis seines Vaters, das Herr Hart Herrn Doktor per E-Mail geschickt hat. Er würde die Ergebnisse gern kurz persönlich mit ihm besprechen. Ich versuche es später noch einmal, oder Sie rufen kurz zurück unter [deine Nummer]. Vielen Dank, schönen Tag!“

Nicht bei jedem Versuch eine Nachricht hinterlassen: beim ersten Mal ja, danach erst wieder beim dritten Versuch.

Sonderfall: verpasster Termin (nicht am Probetag)

Nur wenn in Close wirklich ein verpasster Termin steht.

„Herr Doktor hatte am [Tag] einen Termin mit Herrn Hart, der leider nicht zustande kam. Meine kurze Frage an Sie, damit ich hier aufräumen kann: Ist das Thema für die Praxis überhaupt noch aktuell, oder soll ich es einfach abhaken?“
„Dann tun Sie mir einen Gefallen: Legen Sie ihm einen kurzen Zettel hin, er soll Herrn Hart ein kurzes Ja oder Nein per Mail schreiben. Die Adresse hat er.“